Transformation digitale : opter pour les documents électroniques

Suite à la propagation à grande vitesse de la pandémie Covid-19, les entreprises doivent fermer à clé leurs portes. Cependant, il est possible de continuer les activités quotidiennes grâce à la numérisation. La transformation digitale devient de plus en plus en vogue à l’heure actuelle.

Numérisation : c’est quoi exactement ?

Numérisation, dématérialisation, digitalisation…tous ces mots désignent l’ensemble des solutions permettant de transformer vos papiers en documents électroniques. La dématérialisation ne s’agit non seulement de scanner vos données matérielles, mais surtout d’optimiser un processus complet à partir d’un système d’information. Plusieurs outils numériques seront utilisés pour gérer automatiquement les factures, le bulletin de paie et le contrat client au niveau de votre société. Ceci dit, vous focalisez sur les données électroniques pour faire marcher l’entreprise et améliorer le taux de productivité.

Pourquoi adopter la numérisation ?

La transformation digitale est un levier indispensable pour valoriser votre réputation auprès des clients et de communauté. Elle permet à vos équipes de continuer le travail sans se rendre au bureau. Elle est aussi efficace pour dégager les espaces de travail, notamment  les vieux cartons et les étagères. Grâce à cette solution digitale, vous allez améliorer la communication tout en évitant d’imprimerie des documents. Vous n’avez plus besoin des papiers pour consulter un tel document. Vous aurez plus d’informations en ligne sur votre entreprise seulement en quelques clics.

Comment se passe la dématérialisation ?

La transformation digitale doit s’accompagner d’un logiciel de gestion électronique de documents, nommé GED. Il tient un rôle majeur pour garantir la gestion des flux documentaires de votre société. Cet outil permet donc faciliter le bon échange, le stockage et la modification de vos informations. Le logiciel GED doit aussi être accompagné par un système d’archivage électronique, appelé SAE des documents. Pour inviter toute l’équipe à signer un tel document en ligne, il y a la signature électronique ou SE. En résumé, vous allez utiliser les logiciels et les matériels électroniques pour effectuer la transformation numérique.